№16(151)
22 квітня 2008 року
|
|
Інформаційні технології в юрбізнесі. Невід’ємна складова чи тотальна залежність «Юридична газета»
Інформаційне суспільство для України – радше популярний термін європейських декларацій, ніж реальне явище з чітким змістом.
Його прихід пророкують понад чверть сторіччя. Світ навколо нас набуває дедалі більше ознак Інформаційного суспільства. Юристи, попри статус представників «консервативної професії», все частіше застосовують інформаційні технології, інтелектуальні системи та технічні новинки.
Теоретики соціології, політології, економіки та культури напророкували щодо інформаційного суспільства чимало. Нам або обіцяють радісну й безхмарну феєрію, або ж малюють картину геть інфернальну, повертаючи терміни періоду рабовласництва. До слова,новий етап розвитку цивілізації таки й досі не має остаточного імені: Lifelong Learning Society (Суспільство Дожиттєвого Навчання), Digital Society (Цифрове суспільство), Net-Intellect Society (Суспільство Мережевого Інтелекту), Global Society (Глобальне Суспільство),
Information Society (Інформаційне Суспільство), Silicon Society (Кремнієве/Піскове/ Суспільство) тощо. Зрозуміло одне: без використання інформаційних технологій в третьому тисячолітті прожити, а тим паче побудувати конкурентоспроможний бізнес, просто неможливо.
Виступаючи на IV Щорічному Форумі «Ринок надання юридичних послуг в Україні», Альберт Еганян висловив тезу про те, що деякі юристи лише тому успішні, що конкурують один з одним. Головна задача – усього лише обійти іншого юриста. Звичайно, якщо приймати таку точку зору, то в таких умовах систематизувати робочий процес до більш прогресивних схем просто не потрібно.
Це ж стосується і технологічного наповнення останнього: достатньо лише запровадити систему і проблема здається вирішеною назавжди.
Звичайно, що такий підхід не додає мотивації щодо постійного процесу технологічного розвитку компанії.
БЕРЕЖІТЬ СВОЇ СЕКРЕТИ
Юридична практика – діяльність, яка постійно торкається того секретного та конфіденційного, що є у клієнта. Це може бути як складання договору, так і інша операція, відомості щодо здійснення якої мають бути таємними ще хоча б деякий час.
Звичайно, що це є і «брудна білизна» особистих стосунків клієнтів, які часом стають відомі юристу. В будь-якому разі, навіть коли інформація, що стала відома юристу, не є конфіденційною, але клієнт вважає її такою, юрист має відповідно ставитися до процесу обслуговування клієнта. В таких випадках, для залучення клієнта замало просто упевнити останнього, що ваша компанія зробить все можливе і неможливе для вирішення його проблем. Слід наочно продемонструвати, що Ви в змозі захистити не тільки інтереси клієнта, але й забезпечити схоронність його документації, яка потрапляє до вас.
При цьому варто відзначити, що сторонність документації забезпечується у двох напрямках: фактичне зберігання, тобто ізоляція оригіналів документів, які надані юридичній компанії у спеціально захищені приміщення; по-друге, це є забезпечення конфіденційності. Останнє досягається шляхом впровадження в офісі компанії єдиної електронної системи мережевого характеру, яка фіксує та дозволяє вихід інформації за межі офісу. Зазвичай така система напрочуд тісно пов’язана з іншою системою – Document System Management, яка теж є мережевим програмним продуктом, за допомогою якого здійснюється документообіг всередині офісу. Інтегрованість цих систем в роботу офісу є показником налагодженої організації роботи, що також приваблює клієнта.
Для ілюстрації функціонування цих систем в роботі офісу у процесі стосунків із клієнтами наведемо такий приклад. До компанії звертається клієнт, наприклад серйозне видавництво, яке має намір зайти на ринок України. Завдання, яке ставить клієнт перед юристами – надати консультації по всіх можливих питаннях щодо організації юридичної особи на території України, ведення нею видавничої справи, захист в Україні авторських прав авторів, які є клієнтами видавництва на заході, купівля офісу та виробничих потужностей.
Як бачимо, завдання не з легких. Ще більше воно ускладнюється за умови того, що клієнт доручає юристам компанії вчинити від його імені всі можливі дії, необхідні для того, щоб легалізувати своє становище на ринку. В результаті, після підписання контракту, примірник якого, до речі, також знаходиться на збереженні компанії, та визначення усіх завдань, під керівництвом когось із партнерів формується група для ведення саме цього проекту.
До складу групи можуть входити співробітники різних відділів та практик, які мають постійне підпорядкування юристові вищого рангу. Для того, аби належним чином виконати поставлені завдання, голова проекту (партнер, зазвичай) розподіляє конкретні завдання між тими юристами, які увійшли до групи. Одночасно з цим в Document System Management формується портфель для здійснення відповідного проекту.
До речі, в залежності від прийнятої в компанії політики інформаційної безпеки та конфіденційності, інші співробітники, крім партнерів, не мають доступу до портфеля. Кожен запис у портфелі відповідним чином фіксується. Більше того, скопіювати дані чи якимось чином перемістити їх має право виключно голова проекту. Для того, аби не втрачати час та ефективність роботи, відповідні дії вчиняються із санкції партнера. Це ж стосується і можливого виходу інформації за межі офісу – клієнтові, в органи державної влади та місцевого самоврядування тощо.
Переваги застосування відповідних мережевих систем полягають ще в тому, що система має технічні можливості оцінювати отриманий матеріал, наприклад меморандум з консультацією щодо конкретного питання, та знаходити йому місце в портфелі.
Також до переваг таких технологій відноситься можливість створення гіперактивних посилань на іншу необхідну документацію за проектом, що економить час та зусилля.
До того ж, задля об’єктивності в оцінці персоналу та подальшій його мотивації, програма здатна застосовувати систему аналізу КПД роботи юриста. Для цих задач у програму із самого початку вносяться вихідні дані по кількості часу, який використовується для розробки коефіцієнту складність завдання, кількість змін, внесених у документ головою проекту чи відповідним юристом вищого рангу. Такі технології у поєднанні із враженнями від роботи юриста, яке складається у голови проекту, надає передумови для більш об’єктивного оцінювання роботи виконавця.
Не менш важливою та, відповідно, коштовною є і система безпеки самого офісу та партнерів компанії. Для гарантування фізичної безпеки керівництва та офісного приміщення наймається не тільки спеціалізована охорона, але й застосовуються технологічні засоби, такі як сигналізація, системи зовнішнього та внутрішнього спостереження; наявний постійний зв’язкок із відділом охорони.
За умов надходження сигналу, співробітники такої охорони за декілька хвилин з’являються в офісі, затримують усіх, кого знаходять на місці, а вже потім розбираються в причині надходження сигналу.
Окрім захисту інформації та довіреної документації клієнтів, захисту потребує і «серце» будь-якого офісу – сервер. Саме на цей прилад покладаються функції інформаційного забезпечення роботи офісу. Рекомендації професіоналів щодо захисту серверу зводяться, загалом, до таких. По-перше, не слід тримати сервер у приміщенні офісу. Справа тут не в тому, що ви жодним чином не зможете забезпечити оптимальні умови середовища для функціонування сервера. Більшою мірою ці рекомендації стосуються ситуації будь-якої перевірки (наприклад, ГКРУ, податкова,СБУ, прокуратура) Ви зможете запобігти банальному зняттю інформації. По-друге, не використовуйте замість сервера один прилад. Принципові функціональні блоки мають знаходитися на різних машинах, щоб уберегти від збою всю систему. Навіть у випадку збою одного серверу, інші системи продовжуватимуть функціонувати.
Комфорт і ефективнІсть
Історія еволюції всієї цивілізації демонструє явне бажання людини панувати і керувати. Панувати над всією об’єктивною дійсністю, що оточує, та керувати собі подібними. Акцент існування все більше зміщується від необхідного до комфортного. Те саме відбувається і в професійному аспекті, юристи тут не виняток.
На сьогоднішній день кожен юрист – це, в першу чергу, професійний споживач інформаційних технологій та систем. Уявити юриста без персонального комп’ютера, мобільного телефону та інших технічних аксесуарів просто неможливо. Так само неможливо уявити і залу для переговорів кожного офісу без засобів мультимедійного зв’язку: проекторів, багатоканальних апаратів телефонного зв’язку, та інших, на сьогодні таких важливих засобів.
І все ж, не це є головною ознакою комфорту. Комфорт для юриста – це можливість швидко знайти потрібну інформацію, навіть за тієї умови, що зміст такої інформації юристові може і не бути відомим. Саме так, мова йде про правові бази даних. Слід зазначити, що відповідні бази, інтегровані в загальну систему проектного документообігу є надзвичайно величезною допомогою для молодих юристів, які набувають досвіду. Партнери та старші юристи за браком часу, просто не мають змоги шукати інформацію на кшталт нормативних документів чи відповідних прикладів судових рішень. Маючи досвід у юридичній сфері та сфері керування персоналом, вони лише формують стратегію для команди, контролюючи результати. В процесі ознайомлення з конкретними виконаними завданнями, партнер ознайомлюється і з обґрунтуваннями, запропонованими юристами. Саме на цьому етапі і є місце пізнанню нової інформації. До того ж, як вже зазначалося, проглядаючи виконане завдання, партнер має змогу в будь-який момент через гіперпосилання віднайти потрібний документ та перевірити правильність зроблених висновків і рівень обґрунтувань.
Новинки ІТ
Розробка компанії «ЕПОС» «Автоматизоване робоче місце «Межа» – інноваційне рішення, яке унеможливлює несанкціонований доступ до інформації і запобігає проникненню вірусів із мережі Інтернет у корпоративну мережу. Аналогічно АРМ «Межа» спроектований на багатьох користувачів ПК для дому й офісу, у якому фізично розділено користувачів. Це унеможливлює випадкове видалення, пошкодження їх налаштування або зараження вірусами.
Компанія Terrasoft нещодавно представила програмний продукт Terrasoft CRM, призначений для ефективного управління відносинами з клієнтами. Його основна перевага – зручність і простота у використанні за багатої функціональності. Продукт містить повну історію взаємин із клієнтами: зустрічі, телефонні переговори, контракти і проекти, платежі, документацію, історію маркетингових впливів. Продукт може бути інтегрований з будь-якою обліковою системою, що працює на підприємстві.
Проблеми оперативного і стратегічного планування вирішені в системах управління родини «Менеджер» компанії «Програмні системи розвитку». Нещодавно компанією було представлено створені на базі технологічних рішень управлінські продукти: система класу CSRP «МенеджерОлігарх», система стратегічного планування і управління проектами.
Це високопрофесійний інструмент, що дозволяє ефективно планувати, відстежувати виконання планів у часі, розраховувати вплив ризиків на розвиток підприємства. У його основу закладена система, що складається з фінансової моделі і текстової частини для побудови бізнес-плану.
Фірма PIRIT Systems, експерт у системах швидкісної обробки документів, представила системи для створення електронних архівів як паперових документів, системи потокового введення даних із великої кількості паперових форм, системи поліпшення зображень, отриманих у результаті сканування, застосування швидкісних документ-сканерів у системах електронного документообігу.
Медіа-група «Профіль» представила на ринку програму «Система: кадри», призначену для автоматизації роботи кадрової служби підприємства будь-якої форми власності. Система автоматизує всі завдання кадрового обліку, а інтеграція її в середовищі MS Windows дозволяє створювати документи і звіти у форматах Word і Excel. Значно підвищать ефективність роботи, навчання, спілкування показані компанією Office Solutions інтерактивні системи PolyVision Webster TS (Touch Sensitive), Webster LT (Laser Tracking) і Webster IPD (Interactive Plasma Display).
Їхня унікальність полягає в тому, що вони можуть бути статичними (на них пишуть маркерами сухого стирання), активними (при підключенні ПК написане на дошці простими маркерами зберігається у вигляді файлу) й інтерактивними (дошка перетворюється на великий монітор ПК). Будь-яка інформація, записана на такій дошці, може бути відразу ж роздрукована, відправлена по e-mail чи факсу або розміщена на веб-сайті.
Юридичний бізнес, вочевидь, напряму залежить від рівня технологій, які застосовуються. Якщо ми і говоримо про юридичний бізнес як про бізнес індивідуумів, тобто такий, що базується на професійності, майстерності та досвіді виконавців, то ми розкриваємо засадничий, стратегічний аспект. Якщо ж говорити про використання ІТ в бізнесі, то розкривається тактичний аспект.
Хай якими високими професіоналами не були юристи, але якщо процес роботи організовано неякісно, ми не можемо говорити про бізнес, оскільки бізнес – це постійний активний процес розвитку, спрямований на досягнення результату, який виражається в матеріальному еквіваленті.
Всі інформаційні системи та інноваційні технології спрямовані саме на те, щоб полегшити роботу юристові, що дозволить збільшити обсяги виробництва (клієнтську базу), а подекуди і якість наданих послуг.
|
